Check In At Work: aanwezigheidregistreren op de werf

Wat is Check In At Work en voor wie geldt het?

Check In At Work is een dagelijkse aanwezigheidsregistratie voor werken in onroerende staat: werken aan een gebouw of terrein, zoals bouwen, verbouwen, afbreken, installeren en onderhouden. De registratie gebeurt per werf, per persoon en per dag.

De verplichting speelt in de hele keten. In principe registreert elke partij de mensen die zij zelf inzet: de aannemer zijn medewerkers, elke onderaannemer de zijne, en zelfstandigen hun eigen aanwezigheid. Wie precies wat doet, hangt af van uw plaats in de keten en van wat contractueel is afgesproken.

Of een concrete werf onder de verplichting valt, hangt onder meer af van de aard en de omvang van de werken. Er bestaan drempels en uitzonderingen, en die worden aangepast. Wij noemen hier bewust geen bedragen: laat uw situatie bevestigen door de RSZ of door uw sociaal secretariaat voor u besluit dat een werf erbuiten valt.

• Aannemers en onderaannemers op elk niveau van de keten
• Zelfstandigen die zelf op de werf werken
• Tijdelijke krachten, waarbij vooraf duidelijk moet zijn wie registreert

Op welke manieren kunt u een aanwezigheid registreren?

Er is niet één verplichte werkwijze. De RSZ voorziet verschillende kanalen. Op kantoor gebeurt de registratie vaak via de webtoepassing van de sociale zekerheid; op de werf werkt men met een smartphone, een badge aan een toestel bij de ingang of een QR-code die de medewerker scant.

De keuze is vooral praktisch. Een vaste ploeg op een langlopende werf komt ver met een badge. Wie elke dag andere mensen over meerdere werven verdeelt, heeft er meer aan dat de registratie op de werf zelf gebeurt, zodra iemand toekomt. Houd rekening met werkhandschoenen, met de talen op de werf en met wie een toestel bij zich heeft.

• De webtoepassing van de sociale zekerheid, meestal vanaf kantoor
• Mobiele registratie met een smartphone, op de werf zelf
• Een badge of kaart aan een toestel bij de werfingang
• Een QR-code aan de ingang die de medewerker scant
• Automatische doorgifte vanuit uw planning of tijdsregistratie

Waarom loopt manueel registreren op de werf zo vaak mis?

De eerste reden is banaal: bereik. In een kelder, in een betonnen structuur of op een afgelegen werf valt de verbinding weg. Wie op dat moment moet registreren, doet het niet, en haalt het later zelden in.

De tweede reden is de volgorde van het werk. Mensen komen om te werken. Wordt de aanwezigheid pas op het einde van de dag ingevoerd, dan gebeurt dat uit het hoofd. Een ploegwissel halverwege of iemand die twee uur bijspringt van een andere werf, valt dan makkelijk uit de lijst.

De derde reden ligt buiten uw eigen ploeg. U ziet meestal pas achteraf of uw onderaannemers hun mensen geregistreerd hebben, terwijl de vraag bij een controle wel op uw werf wordt gesteld.

• Geen bereik op het moment van aankomst
• Registraties die achteraf en uit het geheugen worden ingevoerd
• Wisselende ploegen en korte tussenkomsten die niemand meetelt
• Onderaannemers waarvan u de registratie niet ziet

Wat lost een automatische koppeling met de RSZ op?

Bij een koppeling blijft op de werf één handeling over: de medewerker meldt zich aan met zijn toestel, een badge of een QR-code. De registratie vertrekt vanzelf naar de RSZ en de bevestiging komt terug in hetzelfde overzicht. Pas met die bevestiging weet u dat de aanwezigheid echt is aangekomen.

Zonder verbinding wordt de registratie lokaal bewaard en verstuurd zodra er weer bereik is. Wordt een registratie geweigerd, bijvoorbeeld door een fout identificatienummer of een ontbrekend werfnummer, dan verschijnt dat als een zichtbare melding in plaats van als stilte. Zo corrigeert u dezelfde dag in plaats van weken later.

Daarbovenop krijgt u per werf en per dag het overzicht dat op de werf ontbreekt: wie geregistreerd is, door welke partij, en wat nog openstaat. Ook onderaannemers kunnen in dezelfde omgeving registreren, zodat u niet moet nabellen.

• Eén registratie op de werf in plaats van invoeren en overtypen
• Bevestiging van de RSZ zichtbaar bij elke registratie
• Registraties die zonder bereik bewaard blijven en later doorgaan
• Overzicht per werf en per dag, over alle partijen heen

Kunt u aanwezigheid en arbeidstijd in één registratie vangen?

In veel bedrijven klokken mensen twee keer in: één keer voor de aanwezigheid op de werf en één keer voor de uren die naar de loonverwerking gaan. Dat is dubbel werk, en beide reeksen spreken elkaar tegen zodra iemand er één vergeet.

Het kan ook anders. Dezelfde handeling kan zowel de aanwezigheidsmelding naar de RSZ voeden als de uren in uw tijdsregistratie. De medewerker meldt zich aan; de aanwezigheid gaat naar de RSZ en de gepresteerde tijd komt per werf of per project in uw eigen overzicht, klaar om door te geven aan uw sociaal secretariaat. Dat is de gedachte achter Tijdsregister.be.

Er is ook aangekondigd beleid om de registratie uit te breiden naar het vertrek van de werf, doorgaans Check In and Out at Work genoemd. De definitieve regels en de ingangsdatum liggen niet vast, dus beschouwt u dit beter als aangekondigd beleid dan als een zekerheid; volg het via de RSZ en uw sociaal secretariaat. Wie nu al begin- en einduur vastlegt, staat wel verder mocht die uitbreiding er komen.

Wat hebt u klaar als er een inspectie langskomt?

Bij een controle telt niet wat u van plan was te registreren, maar wat u kunt tonen: een controleerbaar overzicht per werf, per persoon en per dag, dat u onmiddellijk kunt oproepen, ook voor een voorbije periode.

Even belangrijk is dat correcties zichtbaar blijven; registraties worden nu eenmaal aangepast. Een overzicht dat wijzigingen stil overschrijft, is moeilijker te verdedigen dan een overzicht dat toont wat er gewijzigd is, wanneer en door wie.

• Werf en werfnummer, met de periode waarin er gewerkt is
• Datum en tijdstip van elke registratie
• De persoon en de partij die hem op de werf inzet
• De bevestiging die van de RSZ is teruggekomen
• Correcties met datum, reden en auteur

Hoe begint u zonder uw bestaande planning te vervangen?

U hoeft uw planning, werfopvolging of boekhoudpakket niet te vervangen. Een koppeling legt zich naast wat u al gebruikt: de planning blijft waar ze staat en alleen de aanwezigheid krijgt een vaste route naar de RSZ.

Begin klein. Eén werf, één ploeg en één manier van registreren volstaan om te zien waar het schuurt: het bereik, de gewoonte van de mensen, de gegevens die ontbreken. Loopt dat enkele weken vlot, dan neemt u de onderaannemers mee en pas daarna uw andere werven.

Wij bouwen zulke koppelingen op maat van bedrijven met wisselende ploegen op meerdere werven. Voor de vraag of de registratieplicht op uw werken van toepassing is, blijven de RSZ en uw sociaal secretariaat de juiste bron; wij zorgen dat de registratie aantoonbaar gebeurt.

• Kies één werf als proef en laat de rest ongemoeid
• Bepaal de registratiewijze die op die werf werkt
• Zorg dat werf- en personeelsgegevens kloppen voor u start
• Controleer de bevestigingen van de RSZ enkele weken lang

Veelgestelde vragen