Verplichte tijdsregistratievanaf 2027: wat weten we?

Wat is er precies aangekondigd voor 1 januari 2027?

Volgens het regeerakkoord moet elke werkgever vanaf 1 januari 2027 over een systeem beschikken dat de arbeidstijd van elke werknemer registreert. Het gaat dus niet om een steekproef of om een registratie voor bepaalde functies, maar om een systeem dat de gewerkte tijd per werknemer vastlegt.

De drie eigenschappen die telkens terugkeren in de aankondiging zijn objectief, betrouwbaar en toegankelijk. Die woorden komen uit de Europese rechtspraak en zijn in het regeerakkoord overgenomen. Ze slaan op de kwaliteit van de registratie, niet op de gebruikte technologie.

Belangrijk om te onthouden: dit is een aankondiging met een streefdatum, geen gepubliceerde wet met een volledig uitgewerkt kader. De concrete invulling moet blijken uit het wetsontwerp en de uitvoeringsbesluiten die daarop volgen.

• Elke werkgever zou over een registratiesysteem moeten beschikken.
• De registratie gebeurt per werknemer, niet per afdeling of per ploeg.
• Het systeem moet objectief, betrouwbaar en toegankelijk zijn.
• 1 januari 2027 wordt genoemd als startdatum.
• De verdere invulling volgt uit de definitieve wettekst en de uitvoeringsbesluiten.

Waarom komt die verplichting er nu?

De directe aanleiding ligt op Europees niveau. Het Hof van Justitie van de Europese Unie oordeelde dat de Europese arbeidstijdrichtlijn in de praktijk maar afdwingbaar is als de gewerkte uren effectief worden gemeten. De redenering is eenvoudig: rusttijden en maximale arbeidsduur zijn niet controleerbaar als niemand weet hoeveel uren er werkelijk gepresteerd zijn.

Uit die redenering volgt dat lidstaten werkgevers moeten verplichten om over een systeem te beschikken dat de dagelijkse arbeidstijd meet. Het Hof spreekt daarbij over een systeem dat objectief, betrouwbaar en toegankelijk is. Die formulering vindt u letterlijk terug in de Belgische aankondiging.

Het Hof legt geen specifieke techniek op. Hoe een lidstaat dit concreet regelt, blijft nationale bevoegdheid, en precies daarover gaat het Belgische wetgevende werk dat nu loopt.

Is de wet al definitief, of kan er nog iets veranderen?

De verplichting is aangekondigd in het regeerakkoord, met 1 januari 2027 als startdatum. De definitieve wettekst en de uitvoeringsbesluiten worden nog behandeld. Er kan dus nog iets veranderen aan de reikwijdte, aan de precieze verplichtingen en mogelijk zelfs aan de timing.

Wees daarom voorzichtig met bronnen die vandaag al spreken over vaste bewaartermijnen, exacte sanctiebedragen of sluitende lijsten van uitzonderingen. Die details staan of vallen met teksten die nog niet gepubliceerd zijn.

Voor de meest betrouwbare stand van zaken volgt u het best de communicatie van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg en het advies van uw sociaal secretariaat. Zij vertalen de definitieve tekst naar wat ze concreet voor uw onderneming en uw sector betekent.

Wat betekent objectief, betrouwbaar en toegankelijk in de praktijk?

Zolang de uitvoeringsbesluiten er niet zijn, is elke invulling een interpretatie. Op basis van de Europese rechtspraak en van de registratieregels die vandaag al bestaan, kunt u die drie woorden redelijkerwijs als volgt lezen.

Objectief wijst op een registratie die vastlegt wat er werkelijk gebeurd is, en niet op een raming achteraf. Betrouwbaar wijst op registraties die niet stilzwijgend gewijzigd kunnen worden: een correctie moet mogelijk zijn, maar zichtbaar en herleidbaar. Toegankelijk wijst erop dat de gegevens beschikbaar moeten zijn wanneer erom gevraagd wordt, zowel voor de werknemer als voor een inspectiedienst.

Deze lezing geeft richting aan uw voorbereiding, maar is geen juridisch advies. Toets uw situatie af aan de definitieve tekst en aan het advies van uw sociaal secretariaat.

• Objectief: gebaseerd op werkelijke registraties, niet op schattingen achteraf.
• Betrouwbaar: registraties liggen vast, correcties blijven zichtbaar en herleidbaar.
• Toegankelijk: de gegevens zijn opvraagbaar en leesbaar wanneer dat nodig is.
• Per werknemer en per dag, zodat begin, einde en onderbrekingen af te leiden zijn.

Moet ik een prikklok kopen?

Nee. Uit de aankondiging blijkt niet dat er een bepaald toestel wordt opgelegd. Wat telt, is de kwaliteit van de registratie, niet het apparaat waarmee ze gebeurt. Een digitale app of webtoepassing volstaat, zolang die objectief, betrouwbaar en toegankelijk is.

Dat is goed nieuws voor ondernemingen met mensen op verplaatsing: op werven, bij klanten thuis, in wisselende filialen of onderweg. Een registratie via smartphone, tablet, badge of QR-code past daar beter bij dan een vast toestel aan één deur.

Wie vandaag al met een prikklok werkt, moet die niet noodzakelijk vervangen. De vraag is eerder of dat systeem alle werknemers dekt en de registraties sluitend bewaart.

Welke registratieplichten gelden vandaag al?

Ook zonder de aangekondigde algemene verplichting bestaan er vandaag al registratieverplichtingen voor bepaalde regelingen. Wie deeltijdse werknemers met een variabel uurrooster tewerkstelt, moet afwijkingen op het uurrooster kunnen aantonen. Wie met glijdende uurroosters werkt, moet over een systeem van tijdopvolging beschikken. Die verplichtingen gelden nu al en staan los van 2027.

Daarnaast bestaan er aangifteverplichtingen die vaak met tijdsregistratie verward worden. Dimona is een aangifte van indiensttreding en uitdiensttreding. Check In At Work is een aanwezigheidsregistratie die in bepaalde sectoren en op bepaalde werven verplicht is. Beide dienen een ander doel dan het meten van de arbeidsduur.

In de praktijk levert dat vaak dubbel werk op: dezelfde persoon wordt aangemeld, ingecheckt en daarna nog eens geregistreerd. Wie zijn registratie nu al goed opzet, kan die stromen later samenbrengen.

• Deeltijds werk met een variabel uurrooster: afwijkingen moeten aantoonbaar zijn.
• Glijdende uurroosters: een systeem van tijdopvolging is vereist.
• Dimona: aangifte van indiensttreding en uitdiensttreding.
• Check In At Work: aanwezigheidsregistratie in bepaalde sectoren en op bepaalde werven.
• Sectorale cao's kunnen bijkomende afspraken bevatten. Vraag dit na bij uw sociaal secretariaat.

Hoe bereidt u zich als werkgever stap voor stap voor?

U hoeft niet te wachten op de publicatie van de definitieve tekst om nuttig werk te verrichten. Het grootste deel van de voorbereiding gaat over inventariseren en afspreken, en dat verandert niet meer, wat de laatste versie van de tekst ook bepaalt.

Begin bij het overzicht: welke uurroosters past u toe, wie werkt waar, en welke registratie gebeurt er vandaag al? In veel ondernemingen bestaat er meer registratie dan gedacht, maar zit ze verspreid over papieren lijsten, planningen en losse spreadsheets.

Plan daarna een testperiode ruim voor de deadline. Een registratiesysteem staat of valt met de gewoonte van de mensen die het gebruiken. Een maand meedraaien in de praktijk levert meer op dan een perfecte configuratie die pas in december 2026 in gebruik gaat.

• Breng in kaart welke uurroosters en arbeidsregelingen u vandaag toepast.
• Ga na welke registratie er al gebeurt en waar die informatie terechtkomt.
• Bepaal wie registreert: de werknemer zelf, een ploegbaas of een verantwoordelijke per locatie.
• Leg een correctieprocedure vast: wie mag corrigeren, en hoe blijft dat zichtbaar?
• Bespreek de aanpak met uw sociaal secretariaat en met de werknemersvertegenwoordiging.
• Kijk na of uw arbeidsreglement en uurroosters aangepast moeten worden.
• Test in de praktijk, ruim voor 1 januari 2027, en stuur bij waar het schuurt.

Waar let u op bij de keuze van een registratiesysteem?

Omdat de uitvoeringsbesluiten nog niet definitief zijn, kiest u het best een systeem dat mee kan evolueren. Let daarbij minder op het aantal functies en meer op hoe het systeem met registraties omgaat: hoe ze worden vastgelegd, hoe correcties verlopen en hoe u de gegevens er weer uit krijgt.

Een tweede aandachtspunt is de aansluiting op wat u al doet. Loonverwerking via een sociaal secretariaat, aangiftes zoals Dimona en, in bepaalde sectoren, Check In At Work: als die stromen los van elkaar blijven staan, verplaatst u het overtypwerk alleen maar. Bij Tijdsregister.be, dat CoreBelgium hiervoor bouwt, is die koppeling met de bestaande overheidsaangiftes precies het uitgangspunt.

Bekijk ten slotte de praktische kant. Werkt het ook zonder stabiele verbinding? Kunnen mensen op meerdere locaties registreren? Is het duidelijk genoeg voor iemand die er elke ochtend tien seconden aan besteedt? Een systeem dat niet gebruikt wordt, levert geen bruikbare registratie op.

• Onveranderbare registraties, met tijdstip en bron per registratie.
• Traceerbare correcties: zichtbaar wie wat wanneer heeft aangepast en waarom.
• Export naar uw sociaal secretariaat, zonder overtypen.
• Meerdere locaties en werken op verplaatsing, ook bij een wisselende verbinding.
• Koppeling met Dimona en Check In At Work, zodat mensen niet dubbel registreren.
• Rapporten die u zonder voorbereiding kunt voorleggen bij een controle.
• Een leverancier die het systeem bijwerkt zodra de definitieve regels bekend zijn.

Veelgestelde vragen