DmfA voorbereidenzonder dubbele invoer

Wat is de DmfA en wie dient ze eigenlijk in?

De DmfA, voluit de multifunctionele aangifte, is de kwartaalaangifte waarin een werkgever per werknemer de lonen en de prestaties van dat kwartaal aangeeft bij de RSZ. Prestaties zijn daarbij meer dan gewerkte uren alleen: ook afwezigheden zoals ziekte, vakantie of verlof krijgen er hun plaats in.

Wie de aangifte indient, verschilt. Veel bedrijven geven een mandaat aan hun sociaal secretariaat, dat de loonverwerking doet en de aangifte in hun naam indient. Andere organisaties, meestal de grotere, doen dat met eigen software. Welke weg u ook volgt: de gegevens moeten bij u vandaan komen.

CoreBelgium dient uw DmfA niet in. Wat wij bouwen, zit ervoor. Uw prestaties, afwezigheden en overuren worden voorbereid en doorgestuurd naar uw sociaal secretariaat of naar de kwartaalaangifte. De aangifte zelf blijft de verantwoordelijkheid van u en uw secretariaat.

Waarom loopt het mis vóór de aangifte en niet erin?

Vraag een zaakvoerder of dossierbeheerder waar de kwartaalafsluiting vastloopt, en het antwoord gaat zelden over het aangifteformulier. Het gaat over de weken ervoor: gegevens die verspreid zitten, elkaar tegenspreken of te laat binnenkomen.

Elk van die stappen is op zich klein. Samen zorgen ze ervoor dat dezelfde uren twee of drie keer worden overgetypt: één keer op de werf of in de planning, één keer in een verzameloverzicht, één keer in de aanlevering aan het sociaal secretariaat. Elke overtypbeurt is een kans op een fout.

Het gevolg is niet alleen tijdverlies. Fouten die pas na de loonverwerking opduiken, moeten via correcties rechtgezet worden, en dat kost meer werk dan het in één keer juist aanleveren.

• Uren in Excel, met per ploegbaas of per vestiging een eigen bestand en een eigen indeling.
• Papieren prestatiebriefjes die pas op het einde van de maand of het kwartaal binnenkomen.
• Afwezigheden die apart worden bijgehouden, vaak in een kalender of in de mailbox van een verantwoordelijke.
• Overuren die pas zichtbaar worden wanneer iemand alles optelt, ruim na de feiten.
• Correcties achteraf, omdat een dag ontbrak, dubbel geteld werd of onder de verkeerde noemer stond.

Welke gegevens heeft u nodig voor een correcte aanlevering?

Een bruikbare aanlevering is fijnmazig. Niet één totaal per maand, maar gegevens per werknemer en per dag, met een duidelijk onderscheid tussen wat gewerkt is en wat niet.

Hoe die gegevens vervolgens vertaald worden naar codes en rubrieken, verschilt. Elk sociaal secretariaat hanteert een eigen indeling van uursoorten en afwezigheidscodes, en per sector kunnen daar bijkomende afspraken op van toepassing zijn. Wij verzinnen die codes niet: we nemen de lijst over die uw secretariaat u bezorgt en zorgen dat uw registraties daarop aansluiten.

Die vertaling één keer goed vastleggen is het halve werk. Daarna hoeft niemand nog per dag te beslissen onder welke noemer een uur valt.

• De werknemer, ondubbelzinnig gekoppeld aan het personeelsdossier bij uw secretariaat.
• De dag waarop de prestatie hoort, niet de dag waarop ze werd ingegeven.
• Gewerkte tijd: begin, einde en pauzes, of het dagtotaal als dat volstaat.
• Afwezigheden, met het soort erbij: ziekte, vakantie of verlof.
• Overuren, apart gehouden van de gewone arbeidstijd.
• De werf of het project, als u per opdracht wil opvolgen.

Hoe zet u prestaties klaar zonder ze twee keer in te geven?

Het uitgangspunt is eenvoudig: elk uur wordt één keer geregistreerd, daar waar het ontstaat. In de planning, in een tijdsregistratie-app, op de werf via smartphone, badge of QR-code, of in het systeem dat u vandaag al gebruikt.

Die registraties stromen door naar één overzicht per werknemer en per dag. Ook de afwezigheden komen daarin terecht, zodat de verlofkalender niet langer los van de urenstaat leeft. Wie een ploeg opvolgt, ziet meteen welke dagen nog openstaan of onlogisch ogen.

Op het einde van de periode is er dan geen verzamelronde meer nodig. De verantwoordelijke controleert en keurt goed, en het overzicht is klaar om door te sturen. Vraagt uw secretariaat een maandelijkse aanlevering, dan gebeurt dat maandelijks; werkt u per kwartaal, dan is de basis exact dezelfde.

• Eén registratie aan de bron, geen tweede invoer in een apart bestand.
• Gewerkte tijd, afwezigheden en overuren in hetzelfde overzicht.
• Controle en goedkeuring vóór het vertrek, niet als correctie achteraf.
• Afwijkingen zichtbaar tijdens de periode, niet pas bij de afsluiting.

Waarom dezelfde bron gebruiken voor Dimona, aanwezigheid en prestaties?

Rond dezelfde werknemer lopen verschillende verplichtingen door elkaar: de Dimona bij in- en uitdiensttreding, de aanwezigheidsregistratie op werven via Check In At Work, de registratie van arbeidstijd, en de prestaties die uiteindelijk in de kwartaalaangifte belanden.

Worden die allemaal apart bijgehouden, dan gaan ze na verloop van tijd uit elkaar lopen. Iemand staat aangemeld op een werf op een dag die in de urenstaat als verlof staat. Een werknemer presteert uren in een periode die volgens de Dimona nog niet begonnen was. Zulke verschillen vallen op bij een controle en zijn achteraf lastig uit te leggen.

Vertrekt alles van dezelfde registratie, dan is die tegenspraak veel minder waarschijnlijk. Eén ingave voedt de aangiftes die eruit volgen, en waar iets toch niet klopt, ziet u dat meteen in plaats van maanden later.

Hoe ziet een koppeling met uw sociaal secretariaat er praktisch uit?

Wat technisch mogelijk is, hangt af van uw secretariaat. Sommige werken met een bestandsuitwisseling in een vast formaat, andere met een portaal of met een technische koppeling. De eerste stap is dus navragen wat zij aanbieden, in welk formaat en op welk moment.

Daarna leggen we de vertaling vast: uw uursoorten, afwezigheden en overuren worden gekoppeld aan de codes uit hun lijst. Die mapping wordt één keer opgesteld, samen met u en waar nodig met uw dossierbeheerder, en blijft daarna gelden tot er iets wijzigt.

Loopt er iets mis, dan wil u dat weten vóór de afsluiting. Daarom hoort bij elke aanlevering een terugkoppeling: wat werd doorgestuurd, wat is aanvaard, en wat vraagt nog aandacht.

• Een afspraak over formaat, frequentie en tijdstip van aanleveren.
• Een mapping van uw registraties naar de codes en uursoorten van uw secretariaat.
• Een proefronde met een afgesloten periode, om cijfers te vergelijken vóór er iets vertrekt.
• Automatische aanlevering, met een bevestiging dat de gegevens goed zijn aangekomen.
• Opvolging van wat geweigerd of teruggestuurd wordt, met een spoor van wie wat corrigeerde.

Wat heeft u hieraan bij een controle?

Bij een controle telt niet alleen wat u aangeeft, maar ook of u kan tonen waar een cijfer vandaan komt. Een overzicht dat achteraf in een rekenblad werd samengesteld, laat dat spoor niet zien.

Registraties die aan de bron worden vastgelegd, doen dat wel. Elke registratie draagt een tijdstip en een herkomst, en een correctie komt naast het origineel te staan in plaats van eroverheen. Zo blijft zichtbaar wat er oorspronkelijk geregistreerd werd, wie iets aanpaste en wanneer dat gebeurde.

Dat is de kern van een audittrail: geen extra rapport dat u achteraf moet opbouwen, maar een gevolg van de manier waarop de gegevens binnenkomen. Welke bewaartermijnen gelden en wat een inspectie precies mag opvragen, verschilt per verplichting en per sector; stem dat af met uw sociaal secretariaat of uw juridisch adviseur.

Veelgestelde vragen