Transportsoftware op maat:van dispatch tot klantportaal

Waar verliest een transportbedrijf vandaag tijd?

De verliezen zitten zelden in het rijden. Ze zitten in de administratie eromheen en in het herhaald doorgeven van wat al ergens bestaat. Een planning op papier of in Excel is niet fout, maar ze is van één persoon: wie meekijkt, ziet niet altijd de laatste versie, en wie iets wijzigt, verwittigt iedereen apart.

Daar bovenop komt het telefoonverkeer. De dispatcher belt de chauffeur, de chauffeur belt terug, de klantendienst belt de dispatcher voor een status. Elk gesprek duurt kort, samen vullen ze de dag. En het papier reist mee: leveringsbewijzen blijven in de cabine liggen en bereiken de facturatie te laat. Wat niet bewezen kan worden, wordt betwist.

• Een planning die maar door één persoon volledig gekend is
• Wijzigingen die enkel telefonisch doorgegeven worden
• Leveringsbewijzen op papier die zoekraken of te laat binnenkomen
• Klanten die bellen voor een status die intern al gekend is
• Gegevens die twee keer ingetikt worden

Wat doet een dispatchsysteem precies?

Een dispatchsysteem is de plaats waar een opdracht ontstaat en haar hele traject doorloopt. Ze komt binnen, krijgt de gegevens die ze nodig heeft, wordt toegewezen aan een chauffeur of voertuig en krijgt een plaats in een rit. Vanaf dat moment kijkt iedereen naar dezelfde bron.

Rittenplanning bouwt daarop verder. Losse opdrachten worden samengebracht in een rit met een volgorde, een dag en een uitvoerder. De planner ziet wat toegewezen is en wat open staat, en kan verschuiven zonder informatie te verliezen. Een wijziging in de planning is meteen een wijziging bij de chauffeur.

Het derde stuk is opvolging. Elke opdracht heeft een status: gepland, onderweg, geleverd, of geweigerd met een reden. Doordat de chauffeur die status zelf zet, is opvolging een bijproduct van het werk in plaats van een aparte taak achteraf.

Wat moet een chauffeurs-app kunnen om echt gebruikt te worden?

Een app die niet gebruikt wordt, is erger dan geen app: dan bestaan er twee waarheden. Gebruik hangt zelden af van functies en bijna altijd van het aantal handelingen. Wie een levering afrondt terwijl het regent en de klant staat te wachten, heeft grote knoppen nodig en een korte weg van openen tot afsluiten.

De app moet ook werken waar transport gebeurt: op een kade, in een ondergrondse laadzone, in een loods met dikke muren. Daarom blijft ze offline doorwerken: de app bewaart alles op het toestel en synchroniseert zodra er weer verbinding is. Dat verschil mag de chauffeur niet merken.

Tot slot toont de app enkel wat de chauffeur nodig heeft: zijn opdrachten van vandaag, in volgorde, met adres, contactpersoon en bijzonderheden. Wat enkel de planning interesseert, hoort daar niet thuis.

• Weinig stappen per opdracht, grote knoppen, leesbaar in de cabine
• Werkt verder bij wegvallende verbinding en synchroniseert nadien
• Statuswijziging met één handeling: aangekomen, geleverd, probleem
• Ruimte voor een opmerking wanneer iets afwijkt van de opdracht

Waarom voorkomt digitale proof of delivery discussies achteraf?

Proof of delivery is het bewijs dat een levering gebeurd is en in welke staat. Digitaal legt de chauffeur dat ter plaatse vast: foto's, een handtekening van wie ontvangt, en een opmerking wanneer iets niet klopt. Die drie hangen meteen aan de juiste opdracht.

Het verschil met papier is niet de vorm maar het moment. Een foto van een beschadigde pallet, genomen op de kade, met tijdstip en opdrachtnummer, is later moeilijk te betwisten. De discussie verschuift van geheugen naar dossier.

Er is ook een administratief voordeel. Zodra de levering bevestigd is, kan de opdracht doorstromen naar facturatie zonder te wachten op de map met bewijzen.

Wat levert een klantportaal met track en trace op?

Een klantportaal is een afgeschermde omgeving waar uw klant zijn eigen zendingen ziet, en enkel die. Hij volgt de status, ziet wanneer er geleverd is en haalt de documenten op die bij zijn dossier horen: het leveringsbewijs, de foto's, de bijhorende stukken.

Het directe effect is minder telefoonverkeer. Statusvragen zijn eenvoudig, maar kosten tijd omdat ze net op de drukke momenten binnenkomen. Een klant die zelf kan kijken, belt vooral nog wanneer er echt iets is.

Het minder zichtbare effect is vertrouwen. Wie kan meekijken, hoeft niets te veronderstellen, en bij een probleem gaat het gesprek meteen over de oplossing.

Welke koppelingen maken het verschil?

Software die op zichzelf staat, verplaatst het overtypen alleen maar. De winst zit in de koppeling met de systemen waar de gegevens toch al naartoe moeten. De belangrijkste is facturatie: een uitgevoerde en bewezen opdracht bevat alles om te factureren.

Daarnaast is er de boekhouding. Afhankelijk van uw pakket kan een koppeling de verkoopdocumenten doorgeven, zodat uw boekhouder met dezelfde cijfers werkt als uw planning. Wat precies kan, hangt af van dat pakket.

Voor het personeel komen de sociale verplichtingen erbij: de Dimona-aangifte en de tijdsregistratie van gepresteerde uren. Gebeurt die registratie in hetzelfde systeem als de planning, dan houdt niemand dezelfde uren twee keer bij. Welke verplichtingen op uw bedrijf van toepassing zijn, hangt af van uw activiteit en uw paritair comité. Bekijk dat met uw sociaal secretariaat.

• Facturatie op basis van de effectief uitgevoerde en bewezen opdrachten
• Doorstroming naar het boekhoudpakket, binnen wat dat pakket toelaat
• Sociale aangiftes zoals Dimona en tijdsregistratie voor het personeel
• Uitwisseling van opdrachten met opdrachtgevers die eigen systemen gebruiken

Standaardpakket of maatwerk: wat kiest u wanneer?

Een standaardpakket is vaak de juiste keuze, en het is eerlijker dat meteen te zeggen. Werkt u zoals de rest van de sector en past uw flow binnen wat het pakket voorziet, dan hebt u er sneller iets werkends mee, en deelt u het onderhoud met alle andere gebruikers.

Maatwerk wordt interessant wanneer uw manier van werken zelf het verschil maakt, of wanneer u het pakket zo hard moet buigen dat de omwegen meer kosten dan ze opleveren. U merkt dat aan spreadsheets naast het pakket, of aan handelingen die uw mensen enkel doen omdat het systeem het zo wil.

Vaak is het geen keuze tussen beide. Boekhouding en facturatie blijven standaard, en het stuk dat echt bij u hoort wordt op maat gebouwd en gekoppeld. Die combinatie is lichter in onderhoud dan alles op maat en beter bruikbaar dan alles standaard.

• Standaard: uw flow past binnen het pakket en u wilt snel starten
• Maatwerk: uw werkwijze wijkt bewust af, of het pakket kost u dagelijks omwegen
• Combinatie: standaard voor administratie, maatwerk voor dispatch en uitvoering

Hoe rolt u dit uit zonder alles tegelijk om te gooien?

De software is meestal niet waar projecten stranden. Dat gebeurt bij de uitrol. Mensen moeten anders werken, oude gegevens moeten mee, en in het begin lijkt het oude systeem aantrekkelijk omdat het vertrouwd is.

Opleiding is daarom geen afsluitende stap maar een deel van het project. Een dispatcher heeft andere uitleg nodig dan een chauffeur, en een chauffeur leert het snelst met zijn eigen opdrachten op zijn eigen toestel. Datamigratie verdient dezelfde aandacht: klanten, adressen, tarieven en lopende opdrachten moeten kloppen op dag één, want foute gegevens ondermijnen het vertrouwen in het systeem.

Wij lossen dat op door er zelf bij te zijn. Onze mensen begeleiden de uitrol op de vloer en volgen de eerste periode mee, tot de planning draait, de chauffeurs de app gebruiken en de klant zijn zendingen ziet.

Werk daarbij in fasen. Zet eerst het stuk recht dat het meeste pijn doet en laat dat stabiel draaien voor u verder bouwt. Zo blijft uw werking intact terwijl het systeem groeit.

• Fase één: opdrachten en dispatch op één plek, zodat iedereen dezelfde planning ziet
• Fase twee: de chauffeurs-app met statussen en proof of delivery
• Fase drie: het klantportaal met track en trace en documenten
• Fase vier: koppelingen met facturatie, boekhouding en personeelsadministratie

Veelgestelde vragen